RöKo 2022 – 7 Schritte zu besseren Abläufen in der Radiologie

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RöKo 2022 – 7 Schritte zu besseren Abläufen in der Radiologie

Prozesse in der Radiologie überdenken und verändern – das hat am Uniklinikum Erlangen zur höheren Zufriedenheit von MitarbeiterInnen und PatientInnen geführt. Das Prinzip lässt sich auch auf kleinere Häuser übertragen.

• Präsentationstag:

  26.05.2022 3 Kommentare
• Autor:

  kf/ktg
• Sprecher:

  Eva Balbach, Universitätsklinikum Erlangen
• Quelle:

  RöKo 2022

Den PatientInnen-Flow verbessern und vereinfachen – wie das Radiologie-Team des Uniklinikums Erlangen dieses Ziel in vielen kleinen und nachahmenswerten Schritten geschafft hat, erklärte Eva Balbach auf dem RöKo 22.

Sie erläuterte die Veränderungen in sieben grundlegenden Clustern:

1. Terminvergabe

Erlangen hat vor zwei Jahren ein Call-Center mit zwei MFA und zwei erfahrenen MTRA in Vollzeit eingerichtet. Sie prüfen, ob bei einer Untersuchungsanfrage wirklich eine konkrete Fragestellung vorliegt und treten im Zweifelsfall mit den Zuweisenden in Kontakt. Auch spezielle Untersuchungen wie Angios oder Herz-MRTs laufen über das Callcenter.

Klinikinterne Anrufe werden priorisiert, bei der Terminvergabe selbst haben alle die gleiche Priorität, wobei im Zeitplan viele Zeit-Blocker für Notfälle und für MRT-Untersuchungen vorgesehen sind.

Als vorrangige Ziele nannte Balbach, dass weder Zuweiser noch PatientInnen in der Warteschleife hängen und dass die MTRAs nicht am Gerät bei der Arbeit gestört werden, weil sie dauernd ans Telefon müssen.

Online-Terminvereinbarung wünscht sich das Erlanger Team zwar, das sei aus Datenschutzgründen allerdings derzeit nicht möglich.

2. Anmeldung und Wartezeit

Alle PatientInnen werden über einen speziellen „Browser“ aufgenommen – danach wird der jeweilige Stand der Patienten-Flows bei jedem größeren Schritt digital dokumentiert. Anhand einer Farbcodierung lässt sich immer feststellen, wie weit der/die jeweilige PatientIn gerade ist. Die Farbcodierung blau bedeutet zum Beispiel „der Patient trinkt gerade Kontrastmittel“.

Während der Wartezeit können die PatientInnen den Aufklärungsbogen am Tablet ausführen – dazu stehen auch Videos zur Verfügung, die Aufklärung ist in mehreren Sprachen abrufbereit. Die Tablets sind alle mit einem Sender markiert und damit immer auffindbar. Der Fortschritt des Ausfüllens des Aufklärungsbogens lässt sich ebenfalls nachverfolgen – sobald die PatientInnen fertig sind, wird der neue Status direkt ans Haupttablet übertragen.

3. Aufklärung und Benadelung

Die Aufklärung kann auf dem Tablet unterschrieben werden.

PatientInnen, die zur MRT kommen, werden gegenüber den CT-PatientInnen bevorzugt, so dass die MRTs auf keinen Fall leer stehen.

Zum Nadellegen werden MTRAs in Ausbildung abgestellt, die unter Aufsicht einer erfahrenen Kraft lernen richtig zu benadeln – Hauptziel ist hier, Paravasate zu vermeiden.

4. Räumlichkeiten und Wege

„Wenn PatientInnen aufgeregt sind, können sie sich Nummern oft nicht merken“, so Balbach. Deswegen setzt Erlangen auf Farbe und Bild. Große, bunte Markierungen am Boden führen zu den Wartezonen. Die Wartezonen selbst sind nicht mehr nummeriert, sondern heißen „Aquarium“ oder „Dschungel“. Entsprechend sind die Wegebeschreibungen für die PatientInnen: „Bitte dem grünen Stern in Richtung Dschungel folgen“. Die Ansage lässt sich leichter und nachhaltiger merken. „Wir hören oft Sätze wie ‚Im Aquarium war ich schon mal, da weiß ich, wie ich hinkomme‘“, erläuterte Balbach. Auf diese Weise Orientierung zu schaffen, vermeidet, dass sich PatientInnen verlaufen. Ein Hauptziel ist, dass die MTRA nicht nach PatientInnen suchen müssen.

Derzeit läuft in Erlangen eine Machbarkeitsstudie zu PatientInnen-Tracking mit Sendern, mithilfe derer der Verbleib der PatientInnen in Echtzeit nachvollziehbar wäre.

5. PatientInnen-Management

Der PatientInnen-Termin für eine Untersuchung wird auf 30 Minuten vor den eigentlichen Scan gelegt. „Wir wollen damit leerstehende Geräte vermeiden“, so Balbach. So bleibt genug Zeit für die Aufklärung und Verspätungen werden gepuffert. Bei Nichterscheinen ambulanter PatientInnen werden stationäre abgerufen. Auch dies vermeidet leerstehende Geräte.

6. Untersuchung

Die Untersuchungen laufen möglichst standardisiert ab. Durch den Einsatz einer 3D-Kamera lassen sich Gewicht und Größe der PatientInnen abschätzen, Kontrastmittelmengen werden aus diesen Daten automatisch berechnet. Nach Kontrastmittelgabe bleiben die Patientinnen meist noch 20 Minuten in Nachbeobachtung.

7. Befundung

Auch bei der Befundung setzt Erlangen auf stärkere Automatisierung und nutzt KI, wo möglich: Beispielsweise ist der Visualisierungsalgorithmus Rib-Unfolding in der CT Standard, mit dem sich Rippen mit einem Blick bewerten lassen. Eine Lungen-CAD ist im Einsatz, die Herde direkt aufzeigt, und sich gerade bei Verlaufskontrollen bewährt hat.

Stärken und Schwächen

Zwar sei die Effizienz aller Maßnahmen nicht direkt messbar – „aber alle finden, es hat sich gelohnt“, resümierte Balbach.

Einige Bugs bleiben dennoch im System: Wenn falsche Untersuchungen auf einen Slot gelegt werden, bringe das den Ablauf durcheinander. Die Abläufe sind abhängig von funktionierender Technik – und gerade in den abgeschirmten Räumen in der Radiologie ist zuweilen die WLAN-Signalübertragung eingeschränkt.

Sehr positiv seien die klaren Zuständigkeiten einzelner Personen – auch wenn es für die RadiologInnen anstrengend sei, einen ganzen Tag nur mit Aufklärungen zu verbringen ohne ein einziges Bild zu befunden.

Auch für kleinere Häuser tauglich

Ob die Schritte der Prozessoptimierung auch für kleinere Häuser funktionieren könnten, wurde Balbach in der anschließenden Diskussion gefragt. „Ich denke, das funktioniert auch in kleineren Häusern und sollte mit bedacht werden – der PatientInnen-Flow lässt sich auch dort optimieren und vereinfachen“, antwortete Balbach.